アナログをデジタルへ変換！
電子化で業務効率UP
ドキュメント・ソリューション
2023.09.28
【紙文書の電子化】株式会社ロジコム様
【はじめに】
創業以来、お客様のニーズの変化に対応し続け、サプライチェーンの最適化を軸に新しいサービスに挑戦するロジコム様。広島県に本社を、西は熊本県から東は福島県まで４７の事業所を展開されています。この度は、各事業所を開設した時の図面や契約書を電子化し、業務効率の向上とBCP対策を実現した事例です。
全国47の事務所を展開
【お客様のお悩み】
各事業所の図面や契約書を本社の総務で管理されていましたが、本社から車で片道20~30分かかる建物に保管しているため、必要な時に即座に閲覧できませんでした。また、閲覧業務は特定の慣れている社員に依存して業務効率が悪く、広い保管スペースも必要なためデータ化したいとお考えでした。しかし、A1、A2サイズの図面や製本加工されたもの、破損が心配な経年劣化した契約書もあり、自社でのスキャニングが困難でした。
製本加工はテープやのり、
釘やホッチキスで留められている
製本されたファイルは見開きのまま
スキャニングすると中央に影が入ってしまう
【お悩みに対するご提案】
３つの基本作業（スキャニング、リネーム、フォルダ分け保存）を軸に『電子化』をご提案いたしました。概算費用および作業期間の算出の為、現地調査とヒアリングを実施。その後、4か月の作業スケジュール表、これまでの経験に基づく最適なスキャニング方法とリネーム、フォルダ仕分けの仕様書等をご提出し、実物サンプルでのご確認を含めてご検討いただきました。
特定の人が約４００冊 ７３，０００枚から探す → 必要な人がパソコンで検索して探す
【お客様の声・感想】
閲覧の頻度は多くないのですが、営業所でも業者との打ち合わせなどの時に、タイムリーに必要な情報を確認できるようになりました。ルールを決めて運用しているので、ファイルの検索や閲覧権限の設定も容易です。管理者が倉庫に行く回数も大幅に減り、業務効率化が推進できたと実感しています。浮いた時間は新しいことへの挑戦に充てて有効活用しています。データでも管理していることで、破損や災害への対策（BCP対策）も同時にできました。
【おわりに】
ロジコム様では既に経理業務に関する書類の電子保存の仕組みを確立されており、年々書庫スペースが削減されているそうです。先日は本社の元書庫のスペースに、ウェビナー参加などに使える4人用の会議室を新しく設置されました。時代の変化と共に紙文書の電子化需要は日々高まっています。理研産業はこれからもお客様の課題解決をお手伝いして参ります。
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